20 Ott Il potere della produttività ibrida

Cos’è la produttività ibrida

Il lavoro ibrido è quando le persone lavorano insieme, online e di persona, da casa, dall’ufficio o da un’altra postazione remota. È un modello di lavoro che aiuta i dipendenti a ottimizzare l’equilibrio tra lavoro e vita privata combinando giornate di lavoro in presenza e da remoto.

La produttività ibrida è la misura dell’efficacia e delle prestazioni dei team ibridi. Una visione più ampia della produttività considera il benessere generale dei membri del team e la loro capacità di collaborazione e innovazione.

I modelli di lavoro ibrido di successo dipendono dalla produttività. A volte è necessario uno spazio tranquillo che consenta lunghi periodi di concentrazione; altre volte, è necessaria la collaborazione di persona. Le organizzazioni che forniscono questo tipo di flessibilità comprendono l’importanza della produttività nell’ambiente di lavoro ibrido.

Questo articolo individua alcune sfide, offre suggerimenti e strumenti per migliorare la produttività in un ambiente di lavoro ibrido e condivide le best practice per il successo.

Strumenti per migliorare la produttività ibrida

Adattarsi a un ambiente di lavoro ibrido sembra facile, ma ci vuole più di un laptop e una connessione Internet per garantire che i dipendenti mantengano la produttività. Quando sono fuori dall’ufficio, hanno bisogno di accedere a strumenti e tecnologie che li tengano in contatto con i colleghi e connessi ad applicazioni e file basati su cloud. Quando sono in ufficio, vogliono riprendere da dove avevano lasciato mentre lavoravano da remoto.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di strumenti di comunicazione, collaborazione e gestione del tempo che contribuiscono alla produttività ibrida.

Strumenti di comunicazione

Le piattaforme di videoconferenza e le app di messaggistica istantanea (IM) aiutano i dipendenti a rimanere connessi e informati, che siano in ufficio o fuori. La videoconferenza aiuta a migliorare la produttività imitando la comunicazione di persona che accende nuove idee, ispira il brainstorming e migliora l’esperienza dei dipendenti.

Nell’ambiente di lavoro ibrido, la messaggistica istantanea sostituisce le chiacchiere alla macchinetta del caffè e le conversazioni nei corridoi, che spesso sono le fonti di informazioni che generano nuove idee e fanno andare avanti i progetti. La messaggistica istantanea funge anche da strumento per prendere appunti a cui i dipendenti possono fare riferimento quando vogliono elaborare idee e input dai colleghi.

Strumenti di collaborazione

La condivisione di documenti basata su cloud facilita l’archiviazione, il trasferimento e la condivisione di file da vari dispositivi e posizioni. I lavoratori ibridi hanno accesso ai file di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Le modifiche vengono salvate automaticamente, vengono creati audit trail e i file sono sempre aggiornati perché i collaboratori lavorano online sullo stesso documento.

Il software di project management automatizza i processi, come sprint e riunioni, e semplifica la gestione delle attività quotidiane. Tiene informati i membri del team sullo stato del loro progetto, sulle attività assegnate e sulle prossime scadenze. Le persone non perdono tempo a cercare documenti o report correlati perché l’archiviazione e la condivisione dei file sono integrate nel software.

Strumenti di gestione del tempo

Le app di calendario semplificano per i dipendenti il ​​blocco del tempo durante una giornata lavorativa per concentrarsi, pianificare e riprogrammare riunioni con i collaboratori e condividere la propria disponibilità con altri. I lavoratori ibridi sono in grado di specificare le proprie sedi di lavoro e far sapere agli altri se sono disponibili per riunioni di persona o online.

Il software di monitoraggio del tempo aiuta a identificare quando i dipendenti sono più produttivi durante una giornata lavorativa, che sia la prima cosa al mattino, più tardi nel corso della giornata o in un momento intermedio. Il software individua anche il multitasking e le attività manuali o ripetitive che interrompono la produttività. Una volta rilevate, le strategie di gestione del tempo possono essere applicate per ristabilire la concentrazione e rimanere in carreggiata.

Suggerimenti per migliorare la produttività ibrida

Crea uno spazio di lavoro dedicato

Quando i dipendenti lavorano da casa, è importante che stabiliscano uno spazio dedicato che consenta loro di svolgere un lavoro di qualità. Come minimo, sono necessari una scrivania, una sedia ergonomica e una connessione Internet affidabile.

Mentre le organizzazioni adottano un modello di lavoro ibrido, alcune scelgono di riprogettare gli spazi degli uffici per accogliere meglio i lavoratori ibridi. Ciò include l’hot desking, ovvero la prenotazione di spazi di lavoro non assegnati a una persona specifica. Offrendo ai lavoratori ibridi uno spazio flessibile anziché una scrivania personale dedicata che non viene utilizzata quando i dipendenti lavorano da remoto, l’hot desking è una soluzione praticabile per i lavoratori ibridi.

Stabilire una routine

Il modello di lavoro ibrido richiede che i dipendenti siano produttivi dentro e fuori dall’ufficio. Organizzarsi, trasportare avanti e indietro laptop e altri oggetti legati al lavoro, recarsi in ufficio in determinati giorni della settimana e fare hot desking possono essere dirompenti e creare barriere alla produttività ibrida.

Per gestire meglio il loro tempo e ottimizzare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, è importante che i lavoratori ibridi stabiliscano una routine. Che siano in ufficio o che lavorino da casa, i lavoratori ibridi dovrebbero pianificare pause regolari per mantenere le massime prestazioni e darsi il permesso di allontanarsi dal computer e rigenerarsi.

Dare priorità alle attività

La definizione delle priorità è uno dei modi migliori per i lavoratori ibridi di mantenere il controllo delle proprie giornate. È importante che si concentrino sul lavoro che conta di più e dicano di no alle cose meno importanti. I manager devono assicurarsi che i propri dipendenti comprendano gli obiettivi aziendali dell’organizzazione e il modo in cui il loro lavoro supporta tali obiettivi, in modo che i lavoratori ibridi possano stabilire le priorità dei propri compiti di conseguenza.

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